7+1 oportunități pe care le pierzi daca nu folosesti puterea lui X
Și mai degraba ce poți să câștigi?

Cristian Stirbescu
Senior trainer MS Excel

Pentru că în ultimii ani angajații din companii se confruntă cu o creștere atât a numărului de taskuri, cât și a complexității acestora. Prin urmare, utilizare funcției standard de căutare CTRL+F (Find) este mai degrabă de domeniul trecutului. În ziua de azi cuvintele de ordine sunt productivitate, acuratețe și viteză. 

Acestea sunt ideile pe care le aud de la participanții la cursurile de Excel și Power BI, mi le împartășesc frecvent și mă simt responsabil să ofer și soluții.

Pentru că numărul de clienți, tranzacțiile și sarcinile zilnice cresc, iar oamenii simt această presiune, este de ajutor să folosim instrumente noi cu care să ne facem treaba mai ușor.  

În cele ce urmează vă propun să faceți cunoștință cu cea mai recentă  funcție de căutare din Excel și anume XLOOKUP; o funcție care poate înlocui în anumite scenarii cu succes bine cunoscutele deja VLOOKUP (Vertical lookup) si HLOOKUP (Orizontal lookup).

Iată ce aduce nou și care sunt motivele pentru care vă încurajez să o folosiți:

La prima vedere XLOOKUP pare o funcție complexă, cu  6 parametri. Totuși, doar primii 3 sunt obligatorii, restul fiind opționali.

Mai exact,  primul, Lookup_value, reprezintă valoarea pe care o căutăm. Al doilea Lookup_array, coloana pe care se află valoarea pe care o căutăm. Iar al treilea Return_array, coloana pe care se află valoarea pe care vrem să o returneze.

Una dintre constrângerile de care utilizatorii care folosesc VLOOKUP trebuie să  țină cont este ca valoarea pe care o caută să se afle pe cea mai din stânga coloană a tabelului selectat și către dreapta coloanei de pe care dorim aducerea informației. E, cum sună asta?

Să revenim, dacă această cerință nu este îndeplinită, functia VLOOKUP furnizează o eroare specifică #N/A. În aceste condiții  este nevoie de copierea unei coloane pentru a se obtine tabelul dorit. Această operațiune intermediară duce mărirea fișierului și, implicit, pentru anumiți utilizatori la îngreunarea lucrului.

Folosirea functiei XLOOKUP elimină efectuarea de operațiuni intermediare pentru că  se poate realiza căutarea atât la dreapta, cât și la stânga.

Desigur, există și câteva alternative:

1. Să folosim funcțiile INDEX și MATCH, sintaxa fiind următoarea:       

            =INDEX(Sursa!E:E,MATCH(Centralizator!F2,Sursa!F:F,0))

2. Să utilizăm VLOOKUP în combinație cu CHOOSE și următoarea sintaxă:  

                  =VLOOKUP(F4,CHOOSE({1,2},Sursa!F:F,Sursa!E:E),2,0)

Ce părere aveți?
Folosim un simplu XLOOKUP sau una dintre variatele de mai sus?

Atunci când dorim ascunderea unei erori generate de Vlookup și înlocuirea acesteia cu un text, de exemplu, este nevoie de o funcție suplimentară numită IFERROR:

=IFERROR(VLOOKUP(B2,Sursa!C:F,4,0),"Valoare indisponibila")

În cazul lui Xlookup abordarea este mai simplă: trebuie doar sa adăugăm la al patrulea parametru [if_not_found] informația dorită: 

=XLOOKUP(B3,Sursa!C:C,Sursa!F:F,"Valoare indisponibila").

Se întâmplă de multe ori să efectuăm un număr mare de operațiuni asupra sursei de date (de exemplu: inserarea unei coloane). În acest mod există pericolul ca VLOOKUP să ofere un rezultat incorect pentru că funcția are capabilitatea de a actualiza tabelul sursă; dar pentru faptul că utilizatorii scriu manual numărul coloanei, aceasta rămâne fixă. 

Cu ajutorul lui XLOOKUP evităm astfel de probleme pentru că în interiorul acesteia selectăm coloanele individual și funcția are capabilitatea de a le actualiza.

XLOOKUP este o funcție foarte versatilă, care are posibilitatea de returna valori de pe mai multe coloane simultan. Condiția este ca acele coloane să fie grupate și aranjate în ordinea dorită.

Cu ajutorul XLOOKUP putem realiza căutarea după o valoare aproximativă. La al cincilea parametru al funcției [match_mode] putem selecta o valoare exactă și  următoarea cea mai mică sau o valoare exactă și următoarea cea mai mare valoare.

Standard, funcțiile de căutare din Microsoft Excel furnizează doar prima valoare. Acest lucru înseamnă că respectiva căutare trebuie să se realizeze după o valoare unică. XLOOKUP oferă, totuși, un plus și anume posibilitatea unei ordonări descrescătoare și  aducerea ultimei valori.

La ultimul parametru al funcției [search_mode] putem selecta -1 Search last to first.

Toate cele amintite mai devreme în privința avantajelor pe care le oferă XLOOKUP în comparație cu VLOOKUP, se aplică și în cazul funcției HLOOKUP. Acest lucru înseamnă că X (frecvent citit ca “cross” în limba engleză) provine de la faptul că funcția realizează căutări în orice direcție: sus, jos, stânga sau dreapta.

Asadar, utilizarea funcției XLOOKUP ne poate scuti de bătăi de cap și, mai mult decât atât,  vă ajută să vă eficientizați  munca în Microsoft Excel.

Atenție însă, XLOOKUP este disponibilă doar în variantele Microsoft 365, respectiv Excel 2021!

Pentru mai multe detalii si exemplificari va astept la din cursul Microsoft Excel Advanced.

Spor la treaba!